Публикация документов правил и требования по уведомлению
Разработанные правила не улучшат работу организации, если их поставят пылиться на полке. Этот документ должен быть не только действующим, но и доступным для всех пользователей. Общепринятый способ сделать это заключается в публикации документов правил во внутренней сети организации. Таким способом можно сделать документы правил доступными для всех пользователей и сэкономить деньги организации на распечатке этих документов. Кроме того, все последующие обновления будут осуществляться в одном месте, и не нужно заботиться об их распространении.
В правилах, определяющих работу в данной области, нужно не только регламентировать публикацию документов, но необходимо записать требования по регистрации сроков публикации или обновления. В предписаниях этих правил необходимо также указать, кто будет отвечать за эту работу. Во многих организациях стараются возложить эти обязанности на отдел кадров. Однако, в некоторых мелких компаниях, которые пользуются услугами сторонних отделов кадров (кадровых агентств), могут назначить ответственной за публикацию документов правил иную службу. Одна из версий такого типа правил звучит следующим образом.
Отдел кадров должен нести ответственность за публикацию во внутренней сети организации документов правил информационной безопасности и всех последующих обновлений, и должен обеспечить каждому свободный доступ к документам правил.
После публикации документов правил или последующих их обновлений отдел кадров должен уведомить о публикации документов правил и способе доступа к ним каждого пользователя.
В одной компании, с которой сотрудничал автор книги, высказали беспокойство о том, что электронная копия может оказаться недоступной. Серверы могут отказать в работе, сетевое оборудование может выйти из строя, а внутренняя сеть может оказаться недоступной для некоторых удаленных пользователей. Они хотели, чтобы в предписаниях правил было требование публиковать печатную версию документов, доступную для всех отделов, а также для всех, кто не имеет доступа к внутренней сети. Посовещавшись, мы составили такую формулировку.
Отдел кадров должен нести ответственность за обеспечение всех отделов и тех, кто не имеет доступа к внутренней сети, печатными копиями документов правил одновременно с публикацией электронной версии.
